Wil je internationale klanten overtuigen met een Engelse offerte? In dit artikel ontdek je het verschil tussen quote, estimate en proposal, hoe je UK/US spelling, valuta en btw/sales tax correct toepast, en hoe je je prijs, voorwaarden en acceptatie (e-sign/PO) glashelder neerzet. Met sjablonen, voorbeeldzinnen en praktische e-mail- en follow-uptips maak je sneller een duidelijke offerte die beter converteert.
Wat is een offerte in het engels en wanneer gebruik je die
Een offerte in het Engels is een schriftelijk aanbod waarin je duidelijk maakt wat je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden, bedoeld voor klanten die Engels spreken of internationale inkoopprocessen gebruiken. Je zet er de scope, deliverables, planning, prijs (met valuta), geldigheid en betalingsvoorwaarden in, zodat je klant precies weet wat je voorstelt en waar je elkaar aan houdt. In het Engels kom je vaak drie termen tegen: quote (een concreet, doorgaans bindend prijsaanbod voor een duidelijk omschreven opdracht), estimate (een schatting wanneer de exacte scope nog kan schuiven) en proposal (een uitgebreider voorstel met aanpak, voordelen en prijs). Je gebruikt een Engelse offerte wanneer je met buitenlandse klanten werkt, reageert op een RFQ of RFP, of wanneer het inkoopteam om een formele quote vraagt voordat er een Purchase Order (PO) wordt uitgegeven.
Let op regionale verschillen: in het VK vermeld je meestal prijzen exclusief VAT, in de VS gaat het vaak over sales tax die pas bij facturatie wordt toegevoegd; ook datumnotatie (DD-MM-YYYY vs MM-DD-YYYY), decimaalteken en spelling (organisation/organization) kunnen verschillen. Kies daarom consequent één variant (UK of US), maak je voorwaarden helder, en geef aan hoe je klant kan accepteren (e-sign of per e-mail). Zo leg je een professionele basis voor een vlotte opdrachtverlening.
Verschil tussen quote, estimate en proposal
Een quote is een concreet prijsaanbod voor een duidelijk afgebakende scope: je legt een vaste prijs, valuta, geldigheid en betalingsvoorwaarden vast en na acceptatie is het doorgaans bindend. Een estimate is een schatting wanneer de scope nog kan verschuiven: je werkt met een bandbreedte of uurtarief, benoemt aannames en risico’s en maakt duidelijk dat de uiteindelijke kosten kunnen afwijken.
Een proposal is het totale voorstel: je presenteert de probleemdefinitie, oplossing, aanpak, planning, referenties en vaak meerdere prijsopties; het is bedoeld om te overtuigen en kan een quote- of estimate-sectie bevatten. Kies een quote als alles helder is, een estimate bij onzekerheid, en een proposal als je ook de richting en meerwaarde wilt onderbouwen.
UK VS US verschillen: spelling, valuta en BTW en sales tax
Onderstaande tabel vergelijkt de belangrijkste UK vs US verschillen voor Engelse offertes: spelling/terminologie, valuta-notatie en belasting (BTW/VAT versus sales tax), met directe formuleringstips.
| Aspect | UK (EN-GB) | US (EN-US) | Offerte-tip / voorbeeldzin |
|---|---|---|---|
| Spelling en termen | colour, organisation, centre, cheque; “quotation” (formeler) | color, organization, center, check; “quote” (gebruikelijk) | UK: “This quotation is valid for 30 days.” US: “This quote is valid for 30 days.” |
| Valuta & notatie | GBP (£) vóór bedrag; bijv. £1,200.00 of GBP 1,200.00; decimaalpunt, duizendenscheiding komma | USD ($) vóór bedrag; bijv. $1,200.00 of USD 1,200.00; zelfde notatie | Noem altijd de valuta: “All prices are in GBP (GBP £).” / “All prices are in USD (US$).” |
| Belastingtype | VAT (BTW); standaardtarief 20% voor de meeste goederen/diensten; geheven door btw-geregistreerde leverancier | State/local sales tax; geen federale VAT; tarief varieert per staat/locatie (vaak bestemming/ship-to) | “Prices exclude VAT (20%) unless stated.” / “Prices exclude applicable sales tax.” |
| Prijsvermelding incl./excl. belasting | B2C prijzen doorgaans inclusief VAT; B2B vaak ex VAT met aparte VAT-regel | Prijzen meestal excl. sales tax; tax als aparte regel toegevoegd op factuur/checkout | “£1,000 ex VAT + 20% VAT = £1,200.” / “$1,000 + applicable sales tax.” |
| Registratie & documentatie | Best practice: vermeld je VAT registration number als je VAT rekent | Geen VAT-nummer; EIN meestal niet op offertes; tax-exempt aankopen vereisen resale/exemption certificate van klant | “VAT Reg No: GB123456789.” / “Provide a valid resale certificate for tax-exempt orders.” |
Conclusie: kies consequent voor EN-GB of EN-US, vermeld duidelijk de valuta en wees expliciet over btw/sales tax (in-/exclusief) en relevante registraties om misverstanden en herwerk te voorkomen.
Schrijf je voor het VK, dan kies je Britse spelling zoals organisation, colour, programme en centre; in de VS gebruik je organization, color, program en center. Voor valuta noteer je in het VK bedragen in GBP met £ voor het bedrag (bijv. £1,250.00) en in de VS in USD met $ (bijv. $1,250.00); beide gebruiken een punt als decimaalteken en een komma als duizendtalseparator. Over belasting: in het VK werk je met btw (VAT), vaak exclusief vermeld in B2B-offertes en je geeft het btw-tarief en je VAT-nummer aan.
In de VS gaat het om sales tax, die per staat en soms per stad verschilt en meestal pas bij facturatie wordt toegevoegd, waardoor quotes vrijwel altijd “excl. sales tax” zijn. Kies één variant (UK of US) en blijf consequent in spelling, valuta en fiscale termen.
[TIP] Tip: Gebruik ‘quotation’ voor prijsopgave; ‘proposal’ voor uitgebreid plan na briefing.
Opbouw van een overtuigende engelse offerte
Een overtuigende Engelse offerte staat of valt met een strakke structuur, heldere taal en sluitende voorwaarden. Gebruik onderstaande opbouw om vertrouwen te wekken en sneller akkoord te krijgen.
- Essentiële onderdelen en logische volgorde: begin met een kop met je bedrijfs- en klantgegevens, datum en referentie/quote-nummer, gevolgd door een korte executive summary (klantprobleem, doel, beoogd resultaat); beschrijf daarna scope en deliverables, aanpak en planning met mijlpalen, plus rollen en verantwoordelijkheden; werk de prijs transparant uit in de juiste valuta (bijv. GBP of USD), geef expliciet aan of bedragen excl. VAT of sales tax zijn, noem geldigheid (bijv. 30 dagen), betalingsvoorwaarden (aanbetaling, Net 30) en eventuele kortingen; maak aannames en expliciete uitsluitingen zichtbaar om scope creep te voorkomen.
- Taal en toon met voorbeeldzinnen: schrijf duidelijk, beknopt en klantgericht, kies consequent voor UK- of US-spelling, en gebruik actieve formuleringen die voordelen benadrukken; voorbeelden: “We propose to deliver [deliverable] by [date].”, “This quote is valid for 30 days.”, “All prices are exclusive of VAT/sales tax unless stated otherwise.”, “Deliverables include: [list].”, “To proceed, please approve the quote via e-signature or provide a PO number.”
- Juridische en commerciële clausules: leg commerciële basics vast (leveringsvoorwaarden, betalingsschema, korting- en prijsherzieningsvoorwaarden) en juridische bepalingen (IP-rechten/licentie of work-for-hire, vertrouwelijkheid/NDA, garanties, SLA en service levels, aansprakelijkheidslimiet en vrijwaring, wijzigingsbeheer/change control, gegevensbescherming zoals GDPR/CCPA, toepasselijk recht en forum); verwijs naar je algemene voorwaarden of MSA en sluit af met een duidelijke acceptatieparagraaf (naam, functie, datum, e-signature en eventueel PO-nummer).
Met deze opbouw is je offerte helder, professioneel en juridisch robuust. Pas details aan per sector en klant, maar bewaak consistentie in terminologie en spellingsvariant.
Essentiële onderdelen en logische volgorde
Een effectieve Engelse offerte volgt een vaste, duidelijke volgorde zodat je klant moeiteloos ziet wat je levert en onder welke voorwaarden. Begin met een kop met je bedrijfsgegevens en die van je klant, datum en quote- of reference-nummer, gevolgd door een korte executive summary die het probleem en de gewenste uitkomst samenvat. Daarna beschrijf je scope en deliverables, je aanpak en planning met mijlpalen. Vervolgens presenteer je de prijs in de juiste valuta, geef je aan of bedragen excl.
VAT of sales tax zijn, en noem je geldigheid en betalingsvoorwaarden. Neem aannames en uitsluitingen op om misverstanden te voorkomen, plus kernclausules zoals IP, vertrouwelijkheid en leveringsvoorwaarden. Sluit af met duidelijke acceptatie-instructies (e-sign, PO of e-mail), contactgegevens en eventuele bijlagen zoals een Statement of Work. Kies één stijl: UK of US Engels, en blijf daarin consequent.
Taal en toon met voorbeeldzinnen
Kies in je Engelse offerte voor duidelijke, actieve taal die vertrouwen wekt en geen twijfel laat over scope, prijs en planning. Schrijf kort, klantgericht en zonder jargon, en stem je stijl af op UK of US Engels en blijf daarin consequent. Formuleer voordelen en resultaten, niet alleen activiteiten. Voorbeelden die werken: “We propose to deliver [deliverable] by [date].”, “This quote is valid for 30 days.
“, “Pricing is exclusive of VAT/sales tax.”, “Payment terms: 30% upfront, 70% on delivery.”, “Assumptions: access to [system] and timely feedback.”, “Any change in scope will be handled via a change request.” Sluit vriendelijk en duidelijk af: “Please confirm acceptance by replying to this email or signing via e-signature.” Zo klinkt je offerte professioneel, helder en to the point.
Juridische en commerciële clausules
In je Engelse offerte leg je met clausules vast hoe je samenwerkt en verklein je risico’s. Benoem betalingsvoorwaarden (bijv. Net 30), betaalmethode en late fees, en zet de geldigheidsduur van je quote erbij. Neem een aansprakelijkheidsbeperking op (limitation of liability), een vrijwaring waar nodig en een duidelijke regeling voor eigendom van intellectueel eigendom: wie bezit wat en wanneer. Voeg een geheimhoudingsclausule toe (NDA of confidentiality), leveringsvoorwaarden en eigendomsvoorbehoud totdat volledig is betaald.
Beschrijf garanties en eventuele SLA’s, plus een change control-proces voor extra werk. Leg toepasselijk recht en forum vast (governing law en jurisdiction) en neem force majeure en beëindiging op. Wees helder over belastingen: bedragen excl. VAT of sales tax, en vermeld je btw- of VAT-nummer en eventuele W-9/W-8BEN vereisten bij US-klanten.
[TIP] Tip: Gebruik duidelijke Engelse koppen: probleem, oplossing, prijs, planning, volgende stap.
Sjablonen en voorbeelden
Met goede sjablonen maak je sneller een Engelse offerte die consistent en professioneel is, zonder elke keer het wiel uit te vinden. Bouw één basisversie voor diensten (met scope, deliverables, uren of fixed fee) en één voor producten (met aantallen, SKU, levertijd en garantie), en werk met placeholders zoals [Client Name], [Currency], [Valid Until] en [VAT/Sales Tax]. Leg vaste blokken klaar voor executive summary, aannames en uitsluitingen, en juridische clausules, zodat je per klant alleen de inhoudelijke delen vult. Voor de taal helpen voorbeeldzinnen zoals: “We propose to deliver [deliverable] by [date].
“, “This quote is valid until [date].”, “Pricing is exclusive of VAT/sales tax.” en “Please confirm acceptance via e-signature or PO.” Maak ook een UK- en een US-variant met de juiste spelling en valuta. Voeg een korte e-mailtekst toe als cover: “Please find our quote attached. Happy to walk you through the details.” Exporteer als nette PDF met versienummer en je huisstijl, zodat je offerte er elke keer tiptop uitziet en duidelijk converteert.
Offertes voor diensten (uurtarief en fixed fee)
Bij diensten kies je meestal tussen uurtarief (time & materials) en fixed fee. Bij uurtarief beschrijf je de scope, het verwachte aantal uren met een bandbreedte, het tarief per rol, een eventueel plafond (cap) en hoe je registreert en factureert (timesheets, wekelijks of maandelijks, minimale blokken). Bij fixed fee leg je een vaste prijs vast op basis van duidelijk omschreven deliverables, mijlpalen met betaalmomenten en een change request-proces zodra de scope wijzigt.
In beide gevallen noem je aannames en uitsluitingen, reis- en onkostenbeleid, licenties, en of prijzen exclusief VAT of sales tax zijn, plus de valuta. Voeg geldigheid en betalingsvoorwaarden toe (bijv. 30% upfront), en geef aan hoe je klant accepteert (e-sign of PO). Zo houd je verwachtingen en budget strak in balans.
Offertes voor producten (levering en garantie)
Bij productoffertes draait het om duidelijkheid over wat je levert en onder welke condities. Noem per item de SKU, aantallen, stuksprijs en totaal, plus voorraadstatus en levertijd. Leg leveringsvoorwaarden vast met Incoterms (internationale afspraken over wie kosten en risico draagt), bijvoorbeeld DAP of DDP, en benoem verzendwijze, verzekering, verpakking en of deelleveringen zijn toegestaan. Wees helder over belastingen en invoerrechten: prijzen meestal excl. btw en eventuele duties voor rekening van wie je dat afspreekt.
Beschrijf acceptatie bij levering (inspectie en meldtermijn voor schade of DOA), en neem een retour- of RMA-proces op met doorlooptijd. Voor garantie vermeld je duur (bijv. 12 of 24 maanden), wat gedekt is (onderdelen/arbeid), responstijden en wat uitgesloten is zoals slijtage of verkeerd gebruik. Voeg waar relevant certificeringen toe (bijv. CE) en sluit af met geldigheid en hoe je klant kan bevestigen.
[TIP] Tip: Gebruik een Engels offerte-sjabloon; personaliseer doelen, prijs en deadlines.
Verzending, follow-up en conversie
Je vergroot je slagingskans al bij het versturen: maak een korte, klantgerichte e-mail met een duidelijke call-to-action en een onderwerpregel die context geeft, bijvoorbeeld “Quote for [project] – valid until [date]”. Verstuur je offerte als nette PDF én als link met e-sign, zodat accepteren in één klik kan en je opens kunt tracken. Verwijs naar de afgesproken resultaten, zet de geldigheidsdatum prominent in de mail en vraag om één beslismoment of feedbackronde. Plan je follow-up slim: bevestig ontvangst binnen 24 uur, check inhoudelijke vragen na 2 tot 3 dagen, en bel rond de vervaldatum met een vriendelijke reminder en een concreet voorstel voor next steps.
Gebruik je CRM om status, stakeholders en versiebeheer te bewaken en noteer bezwaren met mogelijke trade-offs, zoals aangepaste scope, fasering of betalingscondities. Houd drempels laag met opties zoals PO-acceptatie of e-sign, en maak het praktisch met een voorgestelde startdatum en lijstje met benodigde inputs. Denk aan tijdzones en besluitkalenders, en wees transparant over beschikbaarheid. Met zo’n strak, behulpzaam proces maak je het je klant makkelijk om ja te zeggen en zet je je offerte om in een opdracht.
E-MAIL en onderwerpregels die openen en klikken stimuleren
Goede opens en clicks beginnen met een onderwerpregel die helder, relevant en kort is. Noem het doel, de context en een deadline, bijvoorbeeld: “Quote for [Project] – valid until [date]”, “Proposal to cut costs by 12% – review by Friday” of “Updated estimate – 2 options inside”. Personaliseer met bedrijfsnaam of projectnaam en houd het onder ~60 tekens zodat het op mobiel past. Gebruik de preheader om de volgende stap te benoemen: “View, sign or schedule a call.
” Start je mail met één zin die de waarde samenvat en link direct naar de online quote of e-sign. Vermijd vage of spammy woorden, schrijf in actieve taal en vraag expliciet om een simpele actie, zoals “Please review and approve by [date]”. Verstuur op het moment dat je contactpersoon waarschijnlijk achter z’n scherm zit en test varianten.
Slimme timing, reminders en onderhandelen
Timing bepaalt vaak je winrate. Verstuur je offerte wanneer je contactpersoon waarschijnlijk beschikbaar is, hou tijdzones in de gaten en vermijd maandagochtend en vrijdagmiddag. Plan een korte ontvangstbevestiging binnen 24 uur, een inhoudelijke check-in na 2 à 3 dagen en een vriendelijke reminder vlak voor de vervaldatum, met een duidelijke call-to-action. Onderhandelen doe je gericht: ruil geen prijs voor niets, maar koppel concessies aan voorwaarden zoals scope, planning of betalingscondities.
Werk met opties zodat je keuze creëert en anker je waarde. Handige zinnen zijn: “Happy to adjust scope to fit your budget,” “If we extend the timeline, we can reduce cost,” en “Provided we receive a PO by [date], we can honor this discount.” Sluit af met een concreet beslismoment en next steps.
Acceptatie en next steps (PO-nummer, E-SIGN en onboarding)
Maak accepteren zo frictieloos mogelijk: bied e-sign aan of laat je klant per e-mail expliciet bevestigen, en geef aan dat acceptatie binnen de geldigheidsdatum moet plaatsvinden. Werkt je klant met procurement, vraag dan om een PO-nummer en vermeld dat consequent op orderbevestiging, levering en facturen. Start daarna direct met onboarding: verzamel de benodigde gegevens voor vendor set-up (bedrijfsnaam, adres, btw/VAT-nummer, KvK, IBAN en contactpersonen) en lever waar nodig NDA/DPA of een security questionnaire aan.
Bevestig de betalingscondities en stuur, als afgesproken, de aanbetalingsfactuur. Plan een korte kick-off met scope, mijlpalen, communicatiekanalen en toegang tot systemen, zodat je snel kunt starten. Leg verantwoordelijkheden vast, wijs een hoofdcontact aan aan beide kanten en bevestig de beoogde startdatum en eerste deliverable. Zo versnel je van akkoord naar uitvoering.
Veelgestelde vragen over offerte engels
Wat is het belangrijkste om te weten over offerte engels?
Een Engelse offerte beschrijft scope, prijs, voorwaarden en geldigheid; je gebruikt deze bij internationale prospects. Begrijp onderscheid tussen quote, estimate en proposal, en let op UK/US verschillen: spelling, valutaweergave, belastingvermelding (VAT versus sales tax).
Hoe begin je het beste met offerte engels?
Start met een helder sjabloon: kopgegevens, context, scope, deliverables, planning, prijs (uurtarief of fixed fee), aannames en uitsluitingen. Gebruik klantgerichte, actieve taal (“We will deliver…”). Voeg betaalvoorwaarden, IP/garantie, aansprakelijkheid, geldigheid en acceptatie-instructies toe.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij offerte engels?
Veelgemaakte fouten: letterlijk vertalen, onduidelijke scope en deliverables, gemixte UK/US spelling, verkeerde valuta/BTW-sales tax, rekenfouten, geen geldigheid/acceptatie, zwakke onderwerpregel, geen follow-up of reminders, ontbreken van PO-/E-sign-proces, en te weinig concrete next steps.
